Who we are

South West Boxing Club is a boxing club in Point St-Charles, Montréal, Quebec. We're responsible for the personal information described in this policy.

You can reach us any time at info@southwestboxingclub.com.

What the website itself collects

Nothing you type stays on this website. There are no accounts, no login, no database, and no contact form that saves to our server. The site is a set of static pages.

Our hosting provider, Vercel, keeps standard server logs when a page is requested. These include your IP address, browser type and the page you asked for. They exist to deliver the site and protect it from abuse, and we don't use them to identify individual visitors.

The signup form

The signup form on our site is a Mindbody widget. When you submit it, your information travels straight from your browser to Mindbody over an encrypted connection and lands in our Mindbody account. It doesn't pass through this website, and we don't hold a separate copy.

The form asks for:

• Your first and last name
• Your email address
• Your mobile phone number
• Whether you want to hear from us by email or text, which you choose with the checkboxes

Giving us this information is optional. You're free to skip the form and email or visit us instead.

Memberships and payments

When you buy a membership or a class pack from us, that happens on Mindbody's own checkout pages, not on this website. Your card details go directly to Mindbody and their payment processor.

We never see or store your full card number. What we can see in our Mindbody account is the usual record of a purchase: what you bought, when, and the last few digits of the card.

Cookies and analytics

We don't run our own analytics on this site and we don't use advertising trackers.

Mindbody's widgets do set their own cookies and load their own measurement tools, which include Google Analytics, Mixpanel and Pendo depending on the widget. That happens inside their software rather than ours, and it's how Mindbody monitors and improves the tools they supply to us. These cookies are typically used to recognise a returning browser and to count how their widget is being used.

You can clear or block cookies in your browser settings at any time. Blocking them may stop the signup form from loading properly, since it's a Mindbody widget. You can also install Google's opt-out add-on to stop Google Analytics specifically.

Why we collect it

We use what you give us to:

• Answer your question or get back to you about joining
• Tell you when we open, and about classes, schedules and events
• Set up and manage your membership, bookings and payments
• Keep records the club needs to run, including attendance and, for competitive members, the paperwork required by boxing federations
• Send you offers or news, but only if you asked for them

We don't use your information for anything else without asking you first.

Who it's shared with

We don't sell your personal information, and we don't trade or rent it to anyone.

It is handled by a small number of service providers who need it to do their job for us:

• Mindbody — our booking, membership and payment system. This is where member information actually lives.
• Mindbody's own providers — the payment processor that handles card transactions, and the measurement tools named above.
• Vercel — our website host, which sees the server logs described above.

We may also disclose information where the law requires it, or where it's needed to protect someone's safety.

Information held outside Quebec

Mindbody and Vercel are both United States companies, and your information is stored and processed on servers outside Quebec, mainly in the United States.

This means it can be subject to the laws of those countries, including lawful access requests by foreign authorities. We've reviewed these providers before using them and rely on the contractual and security commitments they publish. If you'd rather not have your information handled this way, contact us and we'll arrange your membership on paper instead.

How long we keep it

We keep your information for as long as you're a member, and for a reasonable period afterwards so we can handle billing questions, returning members and our own legal and accounting obligations.

If you enquired but never joined, we keep your details only as long as they're useful for following up. You can ask us to delete them sooner and we will, unless a law requires us to keep them.

Your rights

Under Quebec law you can:

• See what we hold about you, and get a copy
• Correct it if it's wrong, incomplete or out of date
• Withdraw your consent to us using it, or to receiving messages from us
• Ask us to delete it, or to stop circulating it, where the law allows
• Receive it in a portable format — a computer file you can take to another organisation

Young members

We run youth classes, so some of our members are under 18.

For anyone under 14, we collect personal information only with the consent of a parent or guardian, and registration is done by the parent or guardian. A parent or guardian can exercise every right listed above on their child's behalf.

Emails and text messages

We only send news, offers and class updates to people who ticked the box asking for them. That's your choice at signup, and it's separate from the practical messages we send about a booking or a payment.

Every marketing email has an unsubscribe link. For texts, reply STOP or just email us. You'll be taken off the list promptly, and it won't affect your membership.

How it's protected

The website is served over an encrypted HTTPS connection, and the signup form submits over that same encryption. Because the site holds no member data, there's no database here to be broken into.

The information that matters is inside our Mindbody account, which is protected by access controls and limited to staff who need it. No system is perfect, but if a breach ever created a real risk of serious harm to you, we'd notify you and Quebec's Commission d'accès à l'information, as the law requires.

Who to contact

Our Privacy Officer is responsible for protecting personal information at the club and for answering the requests described above.

Complaints

If you're unhappy with how we've handled your information, tell us first — most things are quickest to fix directly.

If you're still not satisfied, you can complain to Quebec's privacy regulator, the Commission d'accès à l'information du Québec, at cai.gouv.qc.ca.

Changes to this policy

If we change how we handle personal information, we'll update this page and change the date at the top. If the change is significant, we'll tell members directly.

Qui nous sommes

Le South West Boxing Club est un club de boxe situé à Pointe-Saint-Charles, à Montréal (Québec). Nous sommes responsables des renseignements personnels décrits dans cette politique.

Vous pouvez nous joindre en tout temps à info@southwestboxingclub.com.

Ce que le site recueille lui-même

Rien de ce que vous saisissez ne demeure sur ce site Web. Il n'y a ni compte, ni connexion, ni base de données, ni formulaire de contact enregistré sur notre serveur. Le site est un ensemble de pages statiques.

Notre hébergeur, Vercel, conserve les journaux de serveur habituels lorsqu'une page est demandée : votre adresse IP, le type de navigateur et la page demandée. Ces journaux servent à livrer le site et à le protéger contre les abus, et nous ne les utilisons pas pour identifier des visiteurs.

Le formulaire d'inscription

Le formulaire d'inscription de notre site est un module Mindbody. Lorsque vous le soumettez, vos renseignements voyagent directement de votre navigateur vers Mindbody au moyen d'une connexion chiffrée, puis aboutissent dans notre compte Mindbody. Ils ne transitent pas par ce site Web et nous n'en conservons pas de copie distincte.

Le formulaire demande :

• Votre prénom et votre nom
• Votre adresse courriel
• Votre numéro de téléphone mobile
• Si vous souhaitez recevoir de nos nouvelles par courriel ou par texto, ce que vous indiquez au moyen des cases à cocher

Nous fournir ces renseignements est facultatif. Vous pouvez très bien ignorer le formulaire et nous écrire ou passer nous voir.

Abonnements et paiements

Lorsque vous achetez un abonnement ou une carte de cours, cela se fait sur les pages de paiement de Mindbody, et non sur ce site Web. Les renseignements de votre carte vont directement à Mindbody et à son processeur de paiement.

Nous ne voyons ni ne conservons jamais votre numéro de carte complet. Ce que nous voyons dans notre compte Mindbody est le relevé habituel d'un achat : ce que vous avez acheté, quand, et les derniers chiffres de la carte.

Témoins et statistiques

Nous n'utilisons pas nos propres outils de statistiques sur ce site et nous n'utilisons aucun traceur publicitaire.

Les modules de Mindbody, eux, déposent leurs propres témoins (« cookies ») et chargent leurs propres outils de mesure, dont Google Analytics, Mixpanel et Pendo selon le module. Cela se passe dans leur logiciel plutôt que dans le nôtre, et c'est ainsi que Mindbody surveille et améliore les outils qu'elle nous fournit. Ces témoins servent généralement à reconnaître un navigateur déjà venu et à mesurer l'utilisation du module.

Vous pouvez effacer ou bloquer les témoins dans les réglages de votre navigateur en tout temps. Les bloquer peut empêcher le formulaire d'inscription de s'afficher correctement, puisqu'il s'agit d'un module Mindbody. Vous pouvez aussi installer le module de désactivation de Google pour bloquer Google Analytics en particulier.

Pourquoi nous les recueillons

Nous utilisons ce que vous nous donnez pour :

• Répondre à votre question ou vous revenir au sujet d'une inscription
• Vous annoncer notre ouverture, ainsi que les cours, les horaires et les événements
• Créer et gérer votre abonnement, vos réservations et vos paiements
• Tenir les registres nécessaires au fonctionnement du club, dont les présences et, pour les membres compétitifs, les documents exigés par les fédérations de boxe
• Vous envoyer des offres ou des nouvelles, uniquement si vous les avez demandées

Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins sans vous le demander d'abord.

Avec qui ils sont partagés

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et nous ne les échangeons ni ne les louons à qui que ce soit.

Ils sont traités par un petit nombre de fournisseurs qui en ont besoin pour faire leur travail pour nous :

• Mindbody — notre système de réservation, d'abonnement et de paiement. C'est là que résident réellement les renseignements des membres.
• Les fournisseurs de Mindbody — le processeur de paiement qui traite les transactions par carte, ainsi que les outils de mesure nommés plus haut.
• Vercel — l'hébergeur de notre site, qui voit les journaux de serveur décrits plus haut.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige, ou lorsque c'est nécessaire pour protéger la sécurité d'une personne.

Renseignements détenus hors du Québec

Mindbody et Vercel sont toutes deux des entreprises américaines, et vos renseignements sont stockés et traités sur des serveurs situés à l'extérieur du Québec, principalement aux États-Unis.

Ils peuvent donc être assujettis aux lois de ces pays, y compris aux demandes d'accès des autorités étrangères. Nous avons évalué ces fournisseurs avant de les utiliser et nous nous appuyons sur les engagements contractuels et de sécurité qu'ils publient. Si vous préférez que vos renseignements ne soient pas traités ainsi, écrivez-nous et nous organiserons votre abonnement sur papier.

Combien de temps nous les conservons

Nous conservons vos renseignements tant que vous êtes membre, puis pendant une période raisonnable par la suite, afin de pouvoir traiter les questions de facturation, le retour d'anciens membres et nos obligations légales et comptables.

Si vous nous avez écrit sans jamais vous inscrire, nous ne gardons vos coordonnées que le temps où elles sont utiles à un suivi. Vous pouvez nous demander de les supprimer plus tôt et nous le ferons, sauf si une loi nous oblige à les conserver.

Vos droits

En vertu de la loi québécoise, vous pouvez :

• Consulter ce que nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie
• Le faire rectifier s'il est inexact, incomplet ou désuet
• Retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements ou à la réception de nos messages
• Demander la suppression de vos renseignements, ou la cessation de leur diffusion, lorsque la loi le permet
• Les recevoir dans un format portable — un fichier informatique que vous pouvez apporter à une autre organisation

Jeunes membres

Nous offrons des cours pour les jeunes, donc certains de nos membres ont moins de 18 ans.

Pour toute personne de moins de 14 ans, nous ne recueillons de renseignements personnels qu'avec le consentement d'un parent ou d'un tuteur, et l'inscription est faite par ce parent ou ce tuteur. Un parent ou un tuteur peut exercer tous les droits énumérés plus haut au nom de son enfant.

Courriels et messages textes

Nous envoyons des nouvelles, des offres et des mises à jour de cours uniquement aux personnes qui ont coché la case pour les recevoir. C'est votre choix au moment de l'inscription, et il est distinct des messages pratiques que nous envoyons au sujet d'une réservation ou d'un paiement.

Chaque courriel promotionnel contient un lien de désabonnement. Pour les textos, répondez STOP ou écrivez-nous simplement. Vous serez retiré de la liste rapidement, et cela n'aura aucune incidence sur votre abonnement.

Comment ils sont protégés

Le site est servi au moyen d'une connexion chiffrée HTTPS, et le formulaire d'inscription est soumis avec ce même chiffrement. Comme le site ne détient aucune donnée de membre, il n'y a ici aucune base de données à pirater.

Les renseignements qui comptent se trouvent dans notre compte Mindbody, protégé par des contrôles d'accès et réservé au personnel qui en a besoin. Aucun système n'est parfait, mais si une atteinte présentait un jour un risque réel de préjudice sérieux pour vous, nous vous en aviserions, ainsi que la Commission d'accès à l'information du Québec, comme la loi l'exige.

Qui contacter

Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille à la protection des renseignements personnels au club et répond aux demandes décrites plus haut.

Plaintes

Si vous êtes insatisfait de la façon dont nous avons traité vos renseignements, dites-le-nous d'abord : c'est presque toujours le chemin le plus rapide.

Si vous demeurez insatisfait, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec, à cai.gouv.qc.ca.

Modifications à cette politique

Si nous changeons notre façon de traiter les renseignements personnels, nous mettrons cette page à jour et modifierons la date inscrite en haut. Si le changement est important, nous en aviserons les membres directement.